Amikor beszállítót keresel egy webshop készítésére vagy átalakítására, akkor ahhoz úgy állsz hozzá, mint egy Tinder randihoz, vagy mint amikor egy hosszútávú párkapcsolatot keresel?

Miről is beszélek? Korábbi cikkemben írtam arról, hogy miért érdemes designfolyamatként tekinteni egy webshopfejlesztésre. Most ennek a folyamatnak egy fontos lépéséről szeretnék részletesebben írni, méghozzá az igényfelmérésről.

Felvázolok egy tipikus ajánlatkérési folyamatot:

1. Felmerül egy igény egy új webshop tervezésére vagy egy régi webshop átalakítására.
2. Körbekérdezel az ismerősök körében, hogy ki ismer jó beszállítót.
3. Ha ez nem vezet célra, megbízol egy kollégát (aki valószínűleg kevés releváns szakmai tudással rendelkezik), mondjuk egy marketing asszisztenst, hogy keressen néhány lehetséges beszállítót.
4. A saját szemszögedből (hogy máshogy is tehetnéd?) leírod a problémád, és kérsz egy árat a megoldásra.
5. Kapsz néhány árajánlatot, amik olyannyira eltérőek, hogy szinte hihetetlen, hogy ugyanarra a problémára érkeztek. Az egyik egy 30 oldalas PPT, a másik egy háromsoros email, a harmadik pedig beszélni akar mielőtt bármit mondana.
6. Vakarod a fejed, és más összehasonlítható paraméter híján az ár (és esetleg a határidő) alapján hozol döntést.

Biztos van némi eltérés ahhoz képest, ahogyan ti csináljátok, de többé-kevésbé stimmel, igaz? Nos, akkor most nézzük meg, hogy ez a folyamat miért nem szolgálja az érdeked!

Egy árajánlat kérése és adása már önmagában is egy kreatív folyamat, és így is kell kezelni. Két egymásnak idegen, de legalábbis egymástól különálló szervezet párzási tánca ez, ahogy próbálják megérteni egymás szükségleteit.

Olyan ez, mint az ismerkedés. A Tinderen (vagy bármely hasonló elven működő társkeresőn) látsz néhány képet és jó esetben egy rövid leírást, és ez alapján hozol döntést. Ezzel nincs is feltétlen baj, ha egy rövid távra szóló döntést hozol. Vagy bejön, vagy nem. Míg ha személyesen ismerkedsz, mondjuk egy baráti összejövetelen, akkor először elindítasz egy párbeszédet, amit, ha jól sikerül, egy újabb követ, és így tovább. Lassan megismeritek egymás igényeit, céljait és személyiségét.

Hasonló a webshopbeszállító keresése is, annyi előnyel, hogy lehet sokkal direktebb a kommunikáció. Mielőtt elkezdesz keresgélni, érdemes összeállítani egy leírást házon belül, ami a megoldandó problémákra és üzleti célokra fókuszál. Ha egy webshop újratervezéséről van szó, érdemes összeírni, hogy mik voltak a hiányosságok a réginél, és mik az elvárások az új webshoppal szemben; milyen mutatók voltak korábban, és ezeket hogyan szeretnétek javítani. Sok beszállító van ezen a piacon, és ez a lépés segít tudatosan keresgélni.

Ha megvannak a jelöltek, kezdeményezz egy párbeszédet. Oszd meg a problémáid és a céljaid, játssz nyílt lapokkal és szánd rá a megfelelő időt. Ne számíts arra, hogy rögtön árat fogsz kapni. Ha így teszel, akkor később az alábbi két pont közül legalább az egyik be fog következni:

• Nem lett pontosan meghatározva a projekt, menet közben derülnek ki újabb igények, emiatt tovább fog tartani a tervezettnél
• Nem lett pontosan meghatározva a projekt, menet közben derülnek ki újabb igények, emiatt többe fog kerülni a tervezettnél, vagy egy hiányos webshopot kapsz

Azért állíthatom ezt magabiztosan, mert sok olyan cég keres meg minket, akik ezen átestek. A te saját érdeked szolgálja, ha időt és energiát szentelsz az igényfelmérésnek (szerintem ez a szó sokkal jobban kifejezi ennek a folyamatnak a lényegét, mint az ajánlatkérés). Nálad megvan a szakmai tudás, a beszállító pedig (remélhetőleg) ismeri a webshopok készítésének minden fortélyát. Ezt a kettőt kell jól összehangolni.

Hogyan néz ki akkor egy hatékony igényfelmérési folyamat? Amikor elindul egy beszélgetés egy lehetséges ügyféllel, mi nagyon ritka esetben adunk egyből ajánlatot. Nálunk valahogy így néz ki:

1. Beérkezik az igény, felvesszük a kapcsolatot
2. Online vagy személyesen beszélünk 30-60 percet, hogy felmérjük, egyáltalán egymást keressük-e
3. Ha igen, akkor a leszűrt információ alapján készítünk egy javaslatot. Ez a javaslat még nem tartalmaz pontos árakat vagy időtartamokat. Sokkal inkább az egyes lépéseken van a hangsúly. Ezt újból átbeszéljük az ügyféljelölttel.
4. Ha egybevág a javaslatunk az ügyféljelölt igényeivel, akkor két lehetőség van.
5. Az eddigi beszélgetések során minden kétséget kizáróan tisztáztuk, hogy mik a problémák és a célok, a pontos igények és a teendők. Adunk egy pontos árajánlatot, és itt zárul az ismerkedős rész, azaz az igényfelmérés, és kezdődik a közös munka. Ez a ritkábbik eset.
6. Az eddigi beszélgetések alapján tisztáztuk, hogy mik a problémák és a célok, és egyetértünk abban, hogy szeretnénk együtt dolgozni, ám a pontos igények és teendők még homályosak. Ebben az esetben elindulunk azzal, amit mi stratégiafázisnak nevezünk - az ismerkedős metaforát követve ez lehetne az az időszak, amikor tudjátok, hogy szeretnétek valami komolyabbat, de még nincsenek letisztázva a részletek (ki kinél fog lakni, hogyan osztoztok majd a házimunkán és a költségeken).
7. A stratégiafázis egy fizetett szolgáltatás, aminek a költsége általában elenyésző a teljes projekthez képest (jellemzően 10-20%-a), és rengeteg jövőbeni problémát, előre nem látott költséget meg lehet vele takarítani. Ennek során workshopo(ka)t csinálunk az ügyféllel, kutatást végzünk, és elkészítjük a részletes specifikációt.
8. Ezt követően készítünk csak pontos idő- és költségtervet.

Ennek a megközelítésnek az előnye, hogy még a projekt kezdete előtt mindenki egy lapon lesz azzal kapcsolatban, hogy mi a megoldandó probléma, mik a célok, mi a feladat és az egyes lépések, illetve mennyibe fog kerülni és mennyi időt vesz majd igénybe.

Mivel a webshopkészítés egy kollaboratív folyamat, nem csoda, hogy az már az ajálnatadás is az kell hogy legyen. Ha ebben nem tudunk jól együttműködni és együtt gondolkodni, akkor mégis hogyan szeretnénk ezt megtenni a projekt kivitelezése során?

Így lesz az együttműködésből egy boldog, hosszútávú kapcsolat, és nem egy olyan egyéjszakás kaland, ami nem hagy mást maga után, mint rossz benyomást mindkét félben.

Ha többet szeretnél tudni, nézelődj weboldalunkon vagy beszéljünk egyet - kötelezettségek nélkül.

‍