Az együttműködés az élet minden területén olyan kapcsolatot jelent, amelyben a felek kölcsönös erőfeszítéseket tesznek egy közösen kitűzött cél elérésének érdekében. Amikor komplex ötletek megvalósítására keresünk közreműködőt, sokszor nem is tudjuk pontosan, hogy milyen kapcsolatot keresünk — csak abban lehetünk biztosak, hogy múltbéli tapasztalataink alapján mit szeretnénk elkerülni.

Mitől romlik el az együttműködés?

Mielőtt rátérünk arra, hogy szerintünk mi áll egy sikeres együttműködés hátterében, vizsgáljuk meg, hogy mi az, ami biztosan elrontja a kooperációt!

Lehet, hogy már neked is volt rossz tapasztalatod designstúdióval, vagy más marketingcéggel. Ebben az esetben biztosan tudsz azonosulni az alábbi problémák némelyikével.

Keretek hiánya

Az egyik legnagyobb problémaforrás, ha úgy vágunk bele egy közös projektbe, hogy nincsenek előre meghatározva a keretek. Mint minden kapcsolatnál, tehát egy üzleti kapcsolat esetén is fontos előre lefektetni, hogy mit tudunk nyújtani, és mit várunk a másik féltől.

Előfordulhat, hogy valami teljesen egyértelmű számunkra, de ha nincs kimondva, nem lehetünk benne biztosak, hogy a másik fél is ugyanúgy gondolkozik. Például gondolhatjuk, hogy a kreatív koncepciót a webfejlesztő fogja szolgáltatni, miközben a fejlesztő számára egyértelmű, hogy az esztétikumra vonatkozó utasításokat készen kapja. (Ebben a cikkemben írtam róla, hogy kinek mi a feladatköre).

Ez annyira alapvető, hogy sokszor el is siklunk felette — akárcsak egy alakuló párkapcsolatban — és később szinte biztos, hogy konfliktushoz vezet.

Rossz kommunikáció

Ha az első lépést sikeresen megugrottuk, és lefektettük a kereteket, még mindig fennáll az a veszély, hogy elbeszélünk egymás mellett. Hiába tiszták az elvárások, ha a menet közben felmerülő kérdéseket, komplikációkat nem kommunikáljuk nyíltan.

Például bárkivel előfordulhat, hogy közbejön egy előre nem várt esemény, ami hátráltatja a munkában. Bármilyen súlyos akadály merül is fel, ha ez nincs kommunikálva, a másik oldal azt feltételezi, hogy minden a legnagyobb rendben, és az üzletfele szimplán lusta, megbízhatatlan, vagy további kellemetlen jelzők sorával illeti. Ez is mérgezi a kapcsolatot, hiszen feszültség gyülemlik fel, ami elkerülhető lett volna.

Rossz ügyfélélmény

Előfordulhat, hogy a kiválasztott designstúdió egyszerűen csak rossz abban, hogy kiszolgálja ügyfeleit. Könnyen lehet, hogy jók abban, hogy eladják saját magukat, sőt akár a szakmájukhoz is értenek, ugyanakkor sajnos nem tudnak megbirkózni azzal, hogy magas minőségű kiszolgálást biztosítsanak.

Ennek a hátterében állhat egy egyszeri tévesztés, túlterheltség, a sztenderd folyamatok hiánya, szervezetlenség vagy bármi más. Mindenesetre a rossz ügyfélélmény rányomja a bélyegét az együttműködésre, még akkor is, ha az eredmény jó lett.

Szakértelem hiánya

Mivel a marketing egy szabályozatlan terület, viszonylag alacsony belépési küszöbbel — azaz bárki foglalkozhat webdesignnal vagy webfejlesztéssel, akinek van egy laptopja és internethozzáférése — nehéz előre meghatározni egy adott piaci szereplő hozzáértését.

Ennek következtében gyakran előfordul, hogy egy, a marketingkommunikáció alapján jónak vélt és kiválasztott szolgáltatóról menet közben derül ki, hogy nincsen kellően mély tudása a feladat szakszerű elvégzéséhez - ez a “kirakatügynökség” jelenség. Ilyenkor sajnos nincs mit tenni, el kell könyvelni a veszteséget tanulópénznek, és tovább kell állni.

Mitől lesz jó az együttműködés?

Most, hogy sorra vettünk néhány kellemetlen esetet, vegyünk egy pozitív fordulatot, és nézzük meg, mi kell ahhoz, hogy a legnagyobb eséllyel tudjon sikeresen együttműködni egy ügyfél és egy webdesignstúdió!

Nézőpont kérdése

Fontos, hogy a kiválasztott kreatív cégnek legyen egy egyértelmű nézőpontja az együttműködésről és a saját működéséről. Mi az alábbiakat valljuk, és ezeket nyíltan kommunikáljuk leendő és meglévő ügyfeleink felé.

• Partneri kapcsolat: Kollégáink szaktudásának és évtizedes tapasztalatának köszönhetően designstúdiónk teljes mértékben felkészült egy olyan weboldal létrehozására, ami érdemben támogatja ügyfelünk értékesítését. **Ugyanakkor kooperatívan dolgozunk, és ügyfelünkkel közösen hozzuk létre a legjobb eredményt, ennek megfelelően munkánk során nagy mértékben támaszkodunk ügyfelünk saját területén szerzett tudására és tapasztalataira.
• Ügyfélminősítés: Nem titok, hogy a kezdeti megbeszélések során mindkét fél kölcsönösen felméri, hogy a másik megfelelő együttműködő-e a számára. Olyan cégekkel tudunk jól együttműködni, akik valódi értéket szeretnének teremteni (a rövidtávú profitmaximalizálással szemben), hajlandóak ebbe fektetni, tehát hosszú távon gondolkoznak, és egy szakértőt keresnek (nem pedig végrehajtót).
• Nulláról indulunk: Azok a leghatékonyabb együttműködések, amikor tiszta lappal tudunk indulni. A célunk, hogy egy friss személetmódot tegyünk le az asztalra, hiszen ezzel tudunk igazán nagy értéket teremteni. Előfordulhat, hogy egy meglévő weboldalon kezdünk el dolgozni, de ezt is annak a reményében tesszük, hogy valami újat tudunk mutatni.
• Álláspontunk: Határozott álláspontunk van azt illetően, hogyan érdemes úgy csinálni a dolgokat, hogy a legjobb eredményt érjük el. Vélhetően azért fordulsz hozzánk, mert azt gondolod, értünk a marketingweboldalakhoz és a webshopokhoz. Az együttműködés folyamán javaslatot fogunk tenni a legjobb megoldásra, és el fogjuk mondani, ha nem értünk egyet a kéréseddel.

Ügyfélkapcsolat mindenek felett

Sok olyan kritikus pont van, amire előre nem is gondolnál, az együttműködés során azonban általában felmerül. Mi már rengetegszer végigcsináltuk a folyamatunkat a legkülönfélébb ügyfelekkel, így össze tudtuk szedni a legfontosabbakat.

• Kapcsolattartás: Minden ügyfelünk mellé dedikált projektmenedzsert társítunk elsődleges kapcsolattartóként. Vele történnek a rendszeres egyeztetések, ő tájékoztat a projekt haladásáról és neki teheted fel a kérdéseid is.
• Kommunikációs csatornák: Információközlésre elsődlegesen emaileket használunk, mert ezzel nem zökkentünk ki senkit abból, amit csinál, és könnyen visszakövethető. Egyeztetésekre a heti státuszmeetingek szolgálnak, amik online történnek, és mindig küldünk róla utólagos emailösszefoglalót. Telefonon ritka esetben fogunk keresni, és mi is értékeljük, ha így teszel.
• Határidők: Mi nagyon szigorúan vesszük a határidőket. Amit megbeszélünk, ahhoz tartjuk magunkat, és ha valami akadályozna ebben, előre szólunk. Ezt várjuk el ügyfeleinktől is.
• Módosítások: A módosítások néha szükségesek, de a sok módosítás a határidő és a büdzsé ellensége. Éppen ezért keretek közé szorítjuk ezeket, ún. módosítási köröket határozunk meg. Ezekben csoportosítjuk a módosításokat, tipikusan három alkalommal végezzük el őket egy projekt során. Ez elsőre erős korlátozásnak tűnhet, ám a gyakorlatban ügyfeleink ezt a hármat sem szokták mind kihasználni.
• Jóváhagyás: Egy websiteprojekt általában három szakaszra bontható (lásd: következő alfejezet). Egy-egy szakasz végén írásos jóváhagyást kérünk, hogy biztosak lehessünk benne, hogy mindannyian egyetértünk az eddigiekkel és haladhatunk tovább. Ha egy szakasz lezárásra került, akkor csak pótmunka formájában nyúlunk hozzá ismét.
• Visszajelzések: Nagyon fontos számunkra a visszajelzés mind a projekttel, mind az ügyfélélménnyel kapcsolatban. Ezért időnként meg fogunk kérdezni, hogy érzed magad a közös munkában, és ha kell, akkor alakítunk az együttműködésen.
• Titoktartás: Természetes, de mégis fontos kiemelni, hogy minden információt bizalmasan kezelünk. Minden kolléga szerződése tartalmaz egy titoktartási nyilatkozatot, ahogy az ügyfelekkel kötött szerződések is. Ez nem csak papírmunka, hanem valami, amit szigorúan veszünk, hiszen előfordul, hogy azonos iparágból dolgozunk több céggel (egymást követően, nem párhuzamosan).

A folyamat a siker kulcsa

A közös siker egyik alappillére a folyamatunk, amit az elmúlt hat év során alakítottunk ki, és csiszoltunk közel tökéletesre. A folyamatot ebben a cikkemben részletesen leírtam, itt csak a három fő szakaszt mutatom be.

Stratégia

A stratégia célja, hogy minél jobban megértsük a mögöttes üzleti igényt, a környezetet, a célközönséget. Ez a fázis igényli a legtöbb időbefektetést az ügyfél részéről. Az alábbi eszköztárból válogatunk:

• Workshopok a releváns érintettekkel (mindig az adott esetre szabva: lehet egy rövid egyórás, vagy akár két hosszabb, többórás)
• Kutatás (ez egy desk research, ahol felmérjük a versenytársakat vizuális és tartalmi szempontok szerint, és best practice-eket határozunk meg)
• Interjúk (az ügyfél vevőivel készítünk mélyinterjút vagy usability tesztet)
• Specifikáció (ha szükséges — komplexebb projektek, főleg egyedi fejlesztés esetén —, elkészítjük a dokumentumot, ami leírja a digitális termék működését)

Tervezés

A tervezés során megtervezzük a stratégiában meghatározott célok elérése szolgáló digitális felületeket. Ez lehet egy marketingwebsite, egy webshop, egy platform vagy egy arculat. Ez a fázis is kollaboratív, az ügyféllel rendszeresen egyeztetünk és kérjük az inputját. Ennek a lépései:

1. Tartalom, funkciók
   1. UX design: megtervezzük a websitestruktúrát, funkciókat, és az egyes oldalak drótvázait
   2. Szöveges tartalom: megírjuk a szövegeket, vagy az ügyfél átadja azokat
2. Megjelenés
   1. Moodboard készítés (ez olyasmi, mint egy kollázs — az általunk elképzelt hangulatot mutatja be)
   2. UI design és prototípus: megtervezzük a website megjelenését. A prototípust amit lehet tesztelésre is használni.

Kivitelezés

A kivitelezés során létrehozzuk azt, ami jóváhagyásra került a tervben. Ez a fázis már nem igényel aktív részvételt az ügyféltől.

Ennek a lépései:

1. Sitebuild, fejlesztés
2. SEO, analitika, GDPR megfelelés
3. Tesztelés
4. Élesítés
5. Folyamatos fejlesztés, üzemeltetés

A mocskos pénzügyek

A pénzkérdés egy olyan téma, amiről sokan nem szeretnek beszélni. Ez a magánéletben elfogadható, elvégre egy kulturális kérdés. Üzletben viszont elengedhetetlen, így mi erről is nyíltan és egyértelműen kommunikálunk.

• Büdzsé: A pénzügyi keret meghatározása fontos kérdés. Bár az ügyfélnek nem mindig van rálátása az iparágban bevett árakra, azt elvárjuk, hogy megmondja, mennyit tud rászánni a projektre. Természetesen vannak határok, amik között tudunk mozogni, de mindig úgy alakítjuk a projektet, hogy alkalmazkodjon a lehetőségekhez — ehhez pedig ismernünk kell azokat.
• Fizetési feltételek: Fontosnak tartjuk, hogy egyik fél se vállaljon indokolatlanul nagy kockázatot. Fizetési feltételeinket ehhez mérten alakítottuk ki: kisebb projekteknél 50% előleget szoktunk kérni, 50%-ot átadáskor. Nagyobb projekteknél 40%-ot kérünk előre, és 30-30-at a Tervezés, illetve a Kivitelezés fázisok átadását követően.
• Elszámolási modellek: A projektalapú elszámolás mellett (tipikusan ilyen egy új website vagy webshop készítése) lehetőség van átalánydíjas elszámolásra is. Ezt akkor használjuk, ha hosszú távon kívánunk együttműködni és a feladatok nem határolhatók be előre (tipikusan ilyen egy webshop optimalizálása). Ezenkívül lehetőség van eseti, óradíjas elszámolásra is.
• Fizetési határidő: Általában a bevett 8 napos fizetési határidőt használjuk, de ebben rugalmasak vagyunk. Indokolt esetben el tudunk térni ettől.

Összegzés

A fentiekben az együttműködések lehetséges buktatóit és azok megoldásait néztük végig. Ez alapján láthatjuk, hogy egy sikeres együttműködés hátterében számos tényező áll: a keretek meghatározása, a hatékony kommunikáció, a jó ügyfélélmény, a szakértelem és a megfelelő folyamatok egyaránt kulcsfontosságúak ahhoz, hogy az ügyfél és a designstúdió elérje a közösen kitűzött célt.

Fontos megérteni, hogy az együttműködés nem csak az elérni kívánt célról szól, hanem az együtt dolgozó felek közötti kapcsolatról is. A kölcsönös tisztelet, az egyértelmű kommunikáció és az együttműködés során tanúsított tettrekészség az ügyfél és a designstúdió közötti partnerség alapjának kell lennie. Amikor mindkét fél maximálisan elkötelezett a siker iránt, és egyértelműen megértik egymás elvárásait és igényeit, akkor érhetik el a legnagyobb eséllyel a közös célokat.

Ezen túlmenően, a jó együttműködés nem csak egy projekt sikerét jelenti, hanem hosszútávú üzleti kapcsolatok kiépítését is lehetővé teszi, ami mindkét fél számára előnyös lehet a jövőbeni projektek során. Ezért annak érdekében, hogy a legjobb eredményeket érjük el, mindkét félnek hajlandónak kell lennie energiát fektetni az együttműködésbe, és proaktív módon kell résztvennie a hosszútávú partneri kapcsolat kiépítésében.

‍